10 rutinních činností, které vám berou energii

Nápady nepřicházejí, když je hlava plná drobných úkolů. Není to nedostatek talentu. Je to nedostatek místa. Rutina zabírá pozornost, i když vás nebaví a nic nového z ní nevznikne.

Tady je deset činností, které to dělají nejčastěji. Pro každou je uvedeno, co s ní.

1. Třídění a odpovídání na e-maily

Neustálé přepínání mezi zprávami a vlastní prací. Řešení: pevná okna na schránku, šablony odpovědí, třídění předat.

2. Domlouvání schůzek

Několik zpráv sem a tam kvůli jednomu termínu. Řešení: rezervační odkaz s vašimi volnými časy, nebo předání kalendáře asistentovi.

3. Faktury a platby

Vystavit, odeslat, hlídat splatnost, připomínat. Řešení: šablony faktur, pravidelný den na fakturaci, předání hlídání splatností.

4. Aktualizace webu a produktů

Ceny, popisy, dostupnost, fotografie. Řešení: postup krok za krokem, který zvládne i někdo jiný; dávky úprav jednou týdně místo průběžně.

5. Sociální sítě a komentáře

Ne tvorba, ale hlídání. Řešení: vyhrazený čas na odpovědi, předání běžných reakcí, jasná pravidla, co se řeší vždy vámi.

6. Technické drobnosti

Aktualizace, hesla, nefunkční odkaz, připojení nástrojů. Řešení: seznam, co se kdy kontroluje, a někdo, kdo to dělá pravidelně.

7. Přehledy a statistiky

Sbírání čísel z několika míst. Řešení: jedna šablona přehledu, která se plní podle stejného postupu každý týden nebo měsíc.

8. Soubory a dokumenty

Hledání správné verze, přejmenovávání, ukládání. Řešení: jednoduchá struktura složek a pravidlo pojmenování, které se dodržuje.

9. Opakující se dotazy zákazníků

Odpovědi, které znáte nazpaměť. Řešení: sbírka odpovědí, stránka s častými otázkami, předání rutinních dotazů.

10. Příprava schůzek a práce po nich

Podklady předem, zápis po schůzce, úkoly pro všechny. Řešení: šablona agendy a zápisu, předání příprav i zápisů.

Jak spočítat, co vás rutina stojí

1. Čas: projděte svůj týden a zapište, kolik hodin padlo na těchto 10 činností.
2. Hodnota: vynásobte hodnotou vaší hodiny. Kolik by vám přinesla hodina práce, kterou děláte nejraději?
3. Co by místo toho vzniklo: nápad, nabídka, klient, odpočinek. Tohle se do čísla nevejde, ale často je to nejdůležitější.

Pomůže vám kalkulačka hodnoty času mezi nástroji ke stažení.

Plán na tento měsíc

1. Vyberte 3 činnosti z desítky, které vás nejvíc vyčerpávají.
2. U každé napište, jak se dělá (kroky, pravidla, kdy co).
3. Rozhodněte, co se dá zjednodušit, zautomatizovat nebo předat.
4. Začněte jednou z nich a po měsíci vyhodnoťte.

Rutina nezmizí, ale nemusí být vaše. Přemýšlíte-li, co předat jako první, napište mi.