5 úkolů, které můžete předat už tento měsíc

Když podnikáte sami, děláte všechno: prodáváte, odpovídáte, fakturujete, plánujete. Většina z toho je nutná, ale ne všechno musíte dělat vy. Tady je pět oblastí, ve kterých podnikatelé nejčastěji předávají první úkoly.

1. E-maily

Schránka je typický zloděj času. Nejde o psaní, ale o neustálé přepínání: odpověď, hledání podkladů, další odpověď.

Co jde předat: třídění podle důležitosti, odpovědi na opakující se dotazy podle šablon, příprava podkladů k důležitým zprávám, archivace. Co si nechat: zprávy, které potřebují vaše rozhodnutí nebo osobní tón.

2. Kalendář a schůzky

Domlouvání termínu často zabere víc e-mailů, než samotná schůzka minut.

Co jde předat: hledání termínů, rezervace, připomínky, příprava podkladů, zápis ze schůzky. Co si nechat: rozhodnutí, na jaké schůzky vůbec půjdete.

3. Sociální sítě

Pravidelnost je důležitější než dokonalost, jenže pravidelnost se nejhůř drží.

Co jde předat: plán příspěvků, psaní textů podle vašich podkladů, publikování, odpovědi na běžné komentáře a zprávy. Co si nechat: osobní příběhy a témata, ve kterých se projevuje váš hlas.

4. Administrativa a fakturace

Faktury, upomínky, evidence dokladů, podklady pro účetní. Je to práce, která se musí udělat, a nikdo za ni nepochválí.

Co jde předat: vystavování faktur, hlídání splatností, třídění dokladů, příprava podkladů pro účetní. Co si nechat: schvalování plateb a rozhodnutí o cenách.

5. Zákaznická podpora

Dotazy se opakují. „Kde je moje objednávka?“ „Jak se vrací zboží?“ Odpovědi znáte nazpaměť.

Co jde předat: odpovědi podle šablon, sledování zásilek, vyřizování reklamací podle pravidel, sbírka častých otázek. Co si nechat: výjimky a citlivé situace.

Jak začít ve 3 krocích

1. Týden si zapisujte, co děláte

Stačí poznámky: co, jak dlouho. Na konci týdne uvidíte, kolik vám rutina bere. Pomůže vám Time Audit mezi nástroji ke stažení.

2. Vyberte jeden nebo dva úkoly

Začněte tím, co vás nebaví a co jde dobře popsat. Ne tím nejdůležitějším. Nejdřív si vyzkoušíte předávání na úkolu, u kterého se nic nestane.

3. Popište postup

Jedna stránka stačí: co se má stát, kdy, podle jakých pravidel a co dělat, když si asistent není jistý. Nemusíte kontrolovat každý krok, stačí dohodnout, jak a kdy se uvidíte výsledek.

Nakonec

Předávání úkolů není ztráta kontroly. Je to změna role: z člověka, který všechno dělá, na člověka, který rozhoduje a vidí výsledek. Čas, který tím uvolníte, může jít do klientů, do nových nápadů, nebo prostě do odpočinku.

Chcete zkusit předat první úkol? Napište mi, na konzultaci projdeme, co se hodí jako první.