Proč vám e-maily berou víc času, než si myslíte

Čas je jediná věc, kterou nemůžete nakoupit ani vrátit. Přesto s ním nakládáme jinak než s penězi. Peníze si hlídáme, hodiny rozdáváme.

Ne všechny hodiny jsou stejné

Pomůže rozdělit si čas do tří skupin:

1. Výdělečný čas: prodej, konzultace, práce pro klienty, rozhodnutí o směru podnikání.
2. Investiční čas: tvorba produktů, učení, budování vztahů, zavádění systémů.
3. Udržovací čas: e-maily, fakturace, plánování, evidence. Nutné, ale neposouvá podnikání dál.

Když si projdete týden, uvidíte, kolik hodin padlo do poslední skupiny. U mnoha podnikatelů je to víc, než čekali.

Proč je schránka past

Není to o počtu zpráv. Je to o přepínání pozornosti.

• Každá zpráva je malé rozhodnutí: odpovědět, odložit, smazat, přeposlat.
• Přerušuje soustředění. Po každém vybočení trvá chvíli, než se vrátíte do původní práce.
• Dává pocit hotové práce. Vyprázdněná schránka je viditelný výsledek, a proto k ní stále sahá ruka.
• Je vždy otevřená. Konec dne nenastane, protože zprávy chodí pořád.

4 způsoby, jak schránku zkrotit

1. Pevná okna místo neustálého hlídání

Vyberte si 2 až 3 časy denně, ve kterých schránku zpracujete. Mimo ně ji zavřete a vypněte upozornění. První dny je to nezvyk, brzy se ale ukáže, že skoro nic nehoří.

2. Předání třídění a rutinních odpovědí

Většinu zpráv nemusíte číst vy. Asistent schránku rozdělí na to, co vyřídí sám, co potřebuje vaše rozhodnutí a co jen archivovat. Vy dostanete krátký přehled a odpovíte na to, co opravdu vyžaduje vás.

3. Šablony a pravidla

Pokud na stejný dotaz odpovídáte potřetí, napište odpověď jednou a uložte. Přidejte pár jasných pravidel: komu odpovídat do jakého času, co se nikdy neposílá bez schválení.

4. Automatická odpověď a stránka s častými otázkami

Odpověď o termínu doručení, ceníku nebo postupu reklamace se dá dát na web a odkázat na ni. Část dotazů tím zmizí.

Čas jako investice

Hodinu, kterou uvolníte, můžete dát do výdělečné nebo investiční práce. Nebo ji prostě nechat sobě. Obojí je smysluplné. Důležité je rozhodnout se vědomě, ne ji znovu zalít zprávami.

Plán na první týden

1. Den 1: zapište si, kolik času e-maily zabírají (stačí odhad po každé hodině).
2. Den 2: vypněte upozornění a stanovte si okna.
3. Den 3: uložte 3 nejčastější odpovědi jako šablony.
4. Den 4: projděte předplatná a odhlaste ta, která nečtete.
5. Den 5: rozhodněte, co by šlo předat. K tomu pomůže soubor Delegování e-mailů mezi nástroji ke stažení.

Chcete schránku předat? Napište mi, probereme, jak by to vypadalo ve vašem případě.