7 signálů, že vás administrativa přerůstá

Administrativa nepřichází najednou. Každý týden přibude pár úkolů a po půl roce zabírá velkou část dne. Protože roste pozvolna, málokdo si toho všimne včas.

Tady je 7 signálů, podle kterých to poznáte. Nic z toho není selhání. Je to informace.

1. Pracujete víc, ale výsledky se nezlepšují

Máte plný kalendář, dlouhé dny, a přesto se tržby, počet klientů nebo vlastní projekty nehýbou. Čas totiž odchází na udržování, ne na růst.

Co zkusit: týden si zapisujte činnosti a označte, které přinášejí výsledek a které jen udržují chod.

2. Večer nevíte, co jste celý den dělali

Den byl plný, ale nic dokončeného nemáte. Drobné úkoly a přerušení se slijí do mlhy.

Co zkusit: večer napište 3 věci, které jste dokončili. Pokud je to těžké, máte odpověď.

3. Důležité projekty odkládáte na „až bude čas“

Nový produkt, web, nabídka, kurz. Čas nepřijde, protože ho spolkne administrativa.

Co zkusit: vyhraďte si pevné bloky v kalendáři pro důležité projekty a administrativu pusťte až po nich.

4. Stejné úkoly děláte pořád dokola

Odpovídáte na stejné dotazy, vyplňujete stejné formuláře, ručně přepisujete stejná data. Nikdo vás tomu neučil, prostě to tak jde.

Co zkusit: u opakujících se úkolů napište postup, šablonu nebo pravidlo. Potom se dají zjednodušit nebo předat.

5. Odpovídáte na zprávy o víkendech a po večerech

Ne protože musíte, ale protože jinak by se na vás další den nahromadilo víc.

Co zkusit: určete si hodiny, ve kterých odpovídáte, a řekněte je klientům. Většinou to nikomu nevadí.

6. Říkáte „nikdo to neudělá tak dobře jako já“

Často je to pravda. Jenže „tak dobře“ většinou stačí na 80 %. Zbytek je perfekcionismus, který vás stojí čas.

Co zkusit: vyberte úkol, kde na detailu nezáleží, a předejte ho. Podívejte se, co se stane.

7. Bez práce cítíte provinění

Volný čas vám připadá jako ztráta. To je znamení, že se hodnota vaší práce zaměnila s počtem hodin u počítače.

Co zkusit: jednu hodinu denně si dejte bez práce a bez omluvy. Po týdnu zhodnoťte, jestli se něco zhroutilo.

Co dělat, když poznáváte 3 a více

1. Změřte čas. Týden si zapisujte, na co jde. Time Audit vám to usnadní.
2. Roztřiďte úkoly: co musíte dělat vy, co jde zjednodušit, co jde předat.
3. Začněte jedním úkolem, který vás nejvíc zdržuje a nejlépe se popisuje.
4. Za měsíc vyhodnoťte a přidejte další.

Úkoly, které můžete předat hned, najdete v seznamu 30 úkolů.

Nemusíte to řešit sami. Pokud přemýšlíte, co by se dalo předat, napište mi. První konzultace je zdarma.