Jak předávat úkoly tak, aby to fungovalo

Předávat úkoly neumíme automaticky. Většina z nás se to nikdy neučila a první pokusy často dopadnou špatně: úkol se vrátí nedokončený, nebo hotový jinak, než jsme chtěli. Z toho se rychle udělá závěr, že „radši to udělám sám“.

Problém ale většinou nebyl v předání. Byl v tom, jak se předalo. Tady je pět zásad, které pomáhají.

Dvě chyby, které se opakují

Zaměňujete hodnotu za činnost. Dobře pracujete, když něco děláte. Jenže vaše největší hodnota je často v rozhodnutích, vztazích a nápadech, ne v tom, že ručně vyplníte tabulku.

Myslíte si, že předat znamená ztratit kontrolu. Kontrola není v tom, že děláte každý krok sami. Je v tom, že víte, co se má stát, a vidíte výsledek.

5 zásad

1. Předávejte úkol, ne odpovědnost za výsledek

Asistent odpovídá za to, že úkol dotáhne. Vy odpovídáte za to, že ho dobře zadáte a že víte, co z toho má být.

2. Nejdřív zapište, potom předejte

Stačí jednostránkový postup: co je cíl, jak se to dělá, jaká jsou pravidla, na co si dát pozor, koho kontaktovat. Když to nejde zapsat, ještě to nejde předat.

3. Začněte s úkoly, u kterých se nic nestane

Nezačínejte nabídkou pro největšího klienta. Začněte úkolem, u kterého případná chyba nic nezboří. Tak si vyzkoušíte předávání i spolupráci.

4. Sledujte výsledky, ne každý krok

Domluvte si, co má být hotové a do kdy. Ne kolik času na tom asistent strávil. Přehled jednou týdně úplně stačí.

5. Investujte do zaučení

První týdny stojí vás čas. Vrací se v dalších měsících, kdy už nemusíte nic vysvětlovat.

3 postupy, které se osvědčují

Pomalu vybírat, rychle řešit potíže. Dobrého člověka stojí za to hledat. A když se ukáže, že to nefunguje, řešte to hned a otevřeně, nečekejte, až se to samo zlepší.

Dávkovat podobné úkoly. Místo průběžného zadávání jednotlivých věcí je shromáždíte a zadáte najednou. Snižuje to přerušování na obou stranách.

Důvěřovat a občas ověřit. Dejte prostor a občas se podívejte na vzorek hotové práce. Není to nedůvěra, je to kontrola kvality.

Plán na začátek

1. Zapište si týden činností (viz Time Audit).
2. Vyberte 1 nebo 2 úkoly, které se opakují.
3. Napište k nim postup na jednu stránku.
4. Předejte je a domluvte, kdy se podíváte na výsledek.
5. Po měsíci se zeptejte: co funguje, co upravit?

Plán delegování vám s tím pomůže. Najdete ho mezi nástroji ke stažení.

Pokud byste rádi začali s někým, kdo to zná, napište mi.