Jak vybrat virtuálního asistenta, který vám bude sedět

Nejčastější důvod, proč spolupráce s asistentem nevyjde, není špatný asistent. Je to špatné zadání. Když hledáte „někoho na administrativu“, dostanete člověka na administrativu, i když vám ve skutečnosti chybí někdo, kdo zná e-shop a odpovídá zákazníkům.

Tenhle postup vám pomůže vybrat dobře, ať už si vyberete mě, nebo někoho jiného.

Nejdřív si ujasněte, co potřebujete

Než začnete hledat, odpovězte si na 5 otázek. Stačí psát rovnou do poznámek.

1. Které úkoly chcete předat? Ne „administrativu“, ale „třídění schránky, odpovědi na dotazy zákazníků, vystavování faktur“.
2. Co ty úkoly vyžadují? Znalost konkrétního systému? Psaní? Pečlivost? Pohotovost?
3. Kolik práce to měsíčně je? Zapište si týden a vynásobte. Odhad zpravidla vyjde nižší než skutečnost.
4. Jak chcete komunikovat? E-mailem, přes chat, hovory? Chcete vědět všechno, nebo jen výsledky?
5. Kolik jste ochotní investovat? Cena se odvíjí od rozsahu a zkušenosti, ne od názvu služby.

Odpovědi vám dají zadání, které se dá porovnávat mezi uchazeči.

Kde hledat

• Doporučení od lidí, kteří s asistentem skutečně pracují. Zeptejte se, co přesně dělá a jak spolu komunikují.
• Freelance platformy mají hodně uchazečů a hodnocení, ale výběr zabere čas.
• Agentury nabízejí prověřené lidi a náhradu při výpadku, bývají dražší.
• LinkedIn a profesní skupiny se hodí na zkušenější asistenty a specialisty.

Co se zeptat na pohovoru

Zkušenosti

• Jaké úkoly jste dělali pro klienty podobné mně?
• S jakými nástroji pracujete denně?
• Popište situaci, kdy se něco nepovedlo, a co jste udělali.

Způsob práce

• Jak komunikujete s klienty a jak rychle odpovídáte?
• Pro kolik klientů pracujete a kolik času pro ně máte?
• Co uděláte, když si u úkolu nejste jistí?

Spolehlivost

• Kdo vás zastoupí při nemoci?
• Jaká je výpovědní lhůta?
• Jak naložíte s citlivými údaji? Podepíšete dohodu o mlčenlivosti?

Dobré znamení je konkrétní odpověď a ochota přiznat chybu. Pozor dávejte na vágní odpovědi a na slib, že zvládne všechno.

Zkušební doba

Před delší dohodou si vyzkoušejte spolupráci na menším rozsahu, nejlépe 2 až 4 týdny.

1. Začněte jednoduchými úkoly (několik e-mailů, naplánování schůzek). Sledujte, jestli drží termíny a ptá se, když si není jistý.
2. Přidejte náročnější práci (dotazy zákazníků, podklady, přehled). Sledujte samostatnost a kvalitu.
3. Zkuste běžný provoz včetně úkolů, které spěchají.

Co vás má varovat: výmluvy, pomalé odpovědi, bránění se zpětné vazbě, každý úkol se musí vysvětlovat znovu. Co je dobré znamení: sám navrhne zlepšení, chyby se neopakují, předem upozorní na potíž.

Co patří do dohody

• seznam úkolů a rozsah hodin,
• lhůty na odpověď,
• výpovědní lhůta (v době zkušební kratší),
• mlčenlivost,
• komu patří výsledky práce,
• způsob a termín fakturace.

Čemu se vyhnout

• Hledat ve spěchu. I krátká zkouška je lepší než žádná.
• Zanedbat zaučení. Několik hodin na začátku, kdy ukážete, jak věci děláte, se vrátí.
• Kontrolovat každý krok. Domluvte pravidla a pravidelné vyhodnocení, ne dohled.
• Přehlížet opakované chyby. Co se nezlepší za druhý týden, se nezlepší samo.

Perfektní asistent neexistuje. Existuje takový, se kterým se domluvíte, který se učí a ozve se dřív, než se zeptáte.

Seznam otázek, zkušební úkoly a přehled signálů najdete v souboru Jak vybrat asistenta mezi nástroji ke stažení.

Potřebujete poradit s výběrem? Napište na info@executiveassist.cz, projdeme zadání spolu.